T/CI 507-2024 智慧科研机构数字化技术应用数字化档案管理

ICS 01.020
CCS A 00
团体标准
T/CI 507—2024
智慧科研机构数字化技术应用数字化档案管理
Application of digital technology in smart research institutions-Digital archive management
2024-09-18发布 2024-09-18实施
中国国际科技促进会 发布

目次
前言 ..................................................................................II
1 范围 .................................................................................1
2 规范性引用文件 .......................................................................1
3 术语和定义 ...........................................................................1
4 总体要求 .............................................................................2
5 档案数字化管理规划 ...................................................................2
6 数字化基础设施要求 ...................................................................2
7 档案数字化管理过程 ...................................................................3
8 监控和评价 ...........................................................................4
9 改进和优化 ...........................................................................6
参考文献 ...............................................................................7
II
前言
本文件按照GB/T 1.1—2020《标准化工作导则 第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定起草。
请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。
本文件由中国国际科技促进会提出并归口。
本文件起草单位：中电科大数据研究院有限公司、工业和信息化部电子第五研究所、江西金虎保险设备集团有限公司、北京航天情报与信息研究所、湖南天河国云科技有限公司、北京中科开迪软件有限公司、北京新科时代传媒信息技术有限公司、河北神玥软件科技股份有限公司、河南聚合科技有限公司、深圳市实信达科技开发有限公司、紫光软件系统有限公司、北京国科标研科技有限公司。
本文件主要起草人：曹扬、黄海峰、熊波林、王华、陈平、于敏、杨亚楠、全晓东、谭林、刘齐军、张理、高辰杰、刘铜强、王雪松、王路宽、刘保定、赵紫峰、尚尔钧、张林虎。
III
1
智慧科研机构数字化技术应用 数字化档案管理
1 范围
本文件规定了智慧科研机构档案数字化管理的总体要求、管理规划、基础设施要求、管理过程、监控和评价、改进和优化。
本文件适用于各行业领域不同规模的智慧科研机构采用数字化技术开展档案管理。
2 规范性引用文件
下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。
GB/T 11822 科学技术档案案卷构成的一般要求
GB/T 18894 电子文件归档与电子档案管理规范
GB/T 22239 信息安全技术 网络安全等级保护基本要求
GB/T 26163.2 信息与文献 文件（档案）管理元数据 第2部分：概念化及实施
GB/T 33138 存储备份系统等级和测试方法
GB/T 39784 电子档案管理系统通用功能要求
GB/T 42107 国家科技重大专项文件归档与档案管理规范
DA/T 2 科学技术研究课题档案管理规范
DA/T 18 档案著录规则
DA/T 31 纸质档案数字化规范
DA/T 46 文书类电子文件元数据方案
DA/T 54 照片类电子档案元数据方案
DA/T 63 录音录像类电子档案元数据方案
DA/T 89 实物档案数字化规范
DA/T 93 电子档案移交接收操作规程
3 术语和定义
下列术语和定义适用于本文件。
智慧科研机构 smart research institutions
通过大数据、人工智能、云计算等新一代信息技术的应用，实现科研流程数字化、智能化、协同化、 开放化、创新化的科研机构。
2
数字化 digitization
采用电子信息技术，按科学的方法，分门别类地将实体形态的事物、信息、过程等转化为电子形态，并对其进行加工、处理、存储、传输、展示、检索、分析和保护等操作的活动。
4 总体要求
智慧科研机构应建立档案数字化管理制度，明确档案数字化管理部门、业务部门、信息化部门、保密部门等相关部门和人员的职责与分工。
智慧科研机构应建立信息安全与隐私保护制度，建设安全可靠的档案数字化管理基础设施，配备功能完善的档案数字化处理设备。
智慧科研机构应建立持续的档案数字化管理培训机制，确保相关人员的档案数字化管理技术和能力与时俱进。
5 档案数字化管理规划 管理环境
智慧科研机构应分析法律法规、行业市场、业务活动及其他方面需要考虑的内外部因素，明确相关法规监管要求、市场需求，了解内部业务特点、技术能力和利益相关方的诉求，作出档案数字化管理环境规划，包括但不限于：
a)
制定合规风险监控政策，适应外部环境的变化；
b)
制定沟通和培训策略，持续提升内部人员档案数字化管理意识和技能。 管理目标
智慧科研机构应确定需要应对的风险和机遇，识别档案数字化管理的促成因素，按照职能层级和业务特点建立管理目标，包括但不限于：
a)
战略目标；
b)
业务目标；
c)
技术目标。 管理对象
智慧科研机构应明确档案数字化管理对象，包括但不限于：
a)
科研项目管理系统原生电子档案：应纳入数字化管理；
b)
未结题验收的科研项目（课题）中具有保存价值的实体文件和实物：在立项论证、研究实施及过程管理、结题验收及绩效评价、成果管理等全过程中形成的，具有保存价值的实体科研文件材料及标本、样本等实物，应纳入数字化管理；
c)
已结题验收的科研项目（课题）实体文件和实物档案：实体科研文件材料及标本、样本等实物档案保管期限为永久的，以及保管期限为定期但离到期时间不少于5年的，宜纳入数字化管理；
3
d)
人事、财务、会计、社保、固定资产、证照资质、行政许可（处罚）、诉讼等实体档案：宜纳入数字化管理。 管理方案
智慧科研机构应根据管理目标制定管理方案，包括但不限于：
a)
岗位角色职责设计；
b)
任务分解实施流程；
c)
人员、技术、设施设备等资源配置方案；
d)
应急、安全、保密技术方案；
e)
成效评估和绩效考核方案。 管理组织
智慧科研机构应建立支撑档案数字化管理的组织机制，包括但不限于：
a)
明确管理决策、实施、监督机构之间的关系与职能；
b)
建立相关的授权、决策和沟通机制；
c)
建立清晰的奖惩制度和责任追溯机制。
6 数字化基础设施要求 档案数字化管理场所
6.1.1
智慧科研机构应配备专门的档案数字化管理场所，包括但不限于：
a)
非涉密档案数字化处理室，用于对非涉密的各类实体形态的文书档案和音像档案等进行数字化处理和加工；
b)
保密档案数字化处理室，用于对涉密的各类实体形态的文书档案和音像档案等进行数字化处理和加工；
c)
数字档案机房，用于部署数字档案管理系统。
6.1.2
智慧科研机构应严密管理档案数字化管理场所，包括但不限于：
a)
安全管理：采取适当的防损毁、防盗、应急等措施，并实时监控，定期巡防；
b)
权限管理：对进出人员实施权限管理，并记录每人次进出情况，如进出人员的身份、权限、事由、进出时间等。 档案数字化处理设备
6.2.1
智慧科研机构应配置适当的档案数字化处理设备，包括但不限于：
a)
扫描设备；
b)
摄像设备；
c)
移动存储介质；
d)
计算机及操作系统、图文加工软件、加密软件等；
e)
网络传输设备。
6.2.2
档案数字化处理设备应具备支持数字化处理工作的相关功能，包括但不限于：
a)
将实体形态的事物、信息、过程等转化为清晰的电子形态的文本、图像、视频等；
b)
将电子形态的文本、图像、视频等加工为符合特定格式要求的数字档案；
c)
按照档案密级进行数字化加密处理；
4
d)
将数字档案输入数字档案管理系统。
6.2.3
智慧科研机构应对档案数字化处理设备进行妥善管理，包括但不限于：
a)
编目管理：对每个设备赋予唯一标识编号，并编入相应类目；
b)
出入库管理：记录每个设备的出入库状态和时间；
c)
权限管理：对设备使用人员实施权限管理，并记录每个设备的使用情况；
d)
使用管理：记录每个设备的使用人和保管人及使用期限和保管期限；
e)
维护管理：记录每个设备的运行状态和维护情况，定期检修；
f)
更新管理：记录每个设备的功能和性能条件，根据需要对宜淘汰的设备进行更新换代；
g)
应急管理：制定应急措施或配备应急设备，并定期开展应急演练。 数字档案管理系统
6.3.1
智慧科研机构应按照GB/T 39784的相关要求建设数字档案管理系统，使数字档案管理系统具备系统结构开放性、功能扩展性、配置灵活性、安全可靠性，并具备数字档案分库管理、多类数字档案管理、实体档案辅助管理能力。
6.3.2
数字档案管理系统应具备基础管理功能，包括但不限于：
a)
档案采集：包括数字档案收集、输入（接入）、检查、登记等功能；
b)
档案整理：包括数字档案分类组织、整理编目、格式转换、关联、入库等功能；
c)
档案保存：包括数字档案备份与恢复、监控、业务过程统计、保存检查、保护等功能；
d)
档案利用：包括数字档案检索利用、借阅、利用登记、输出管理等功能；
e)
档案处置：包括数字档案价值鉴定、开放鉴定、销毁等功能；
f)
档案统计：包括数字档案数量与存储容量统计、统计报表、可视化展示等功能；
g)
系统管理：包括数字档案数据库的定义与配置、数字档案分类体系的定义与维护、数字档案元数据的管理与维护、系统用户管理、系统日志管理、审计跟踪、隐私保护、安全监控等功能。
6.3.3
数字档案管理系统宜具备高级管理功能，包括但不限于：
a)
支持与科研项目管理系统对接，实现符合条件的科研项目电子文件自动化归档；
b)
支持智能化构建档案知识图谱，并提供智能问答服务；
c)
支持接入区块链的接口，支持哈希存证、链接存证等上链方式；
d)
支持系统去中心化，确保系统单点故障后依旧可用。
6.3.4
智慧科研机构应对数字档案管理系统进行妥善管理，包括但不限于：
a)
开发管理：构建高效的需求响应机制，适应档案数字化管理需求的变化，快速开发迭代系统功能，如支持大规模预训练模型应用等；
b)
备份管理：建立数据备份策略和数据备份系统，数据备份系统的能力不低于GB/T 33138第三级的要求；
c)
安全管理：构建科学的系统安全监控体系和应急处理方案，确保系统安全保护能力不低于GB/T 22239第三级安全要求，保证系统的安全稳定运行。
7 档案数字化管理过程 采集管理
智慧科研机构应对档案数字化采集过程进行妥善管理，包括但不限于：
a)
采集人员管理：制定采集人员管理制度，明确不同采集岗位人员职责；
5
b)
采集任务管理：按照DA/T 31和DA/T 89的相关要求，制定符合业务需求的数字化采集规范，科学安排采集任务，按密级进行任务分配，记录任务执行过程；
c)
采集质量管理：制定数字档案质量规则，对采集质量进行监测、核查、评价，确保采集质量符合要求；
d)
采集保密管理：按档案密级进行分类采集管理，明确不同密级采集人员责权利。 编目管理
智慧科研机构应对数字档案进行科学的编目管理，按照GB/T 11822、GB/T 42107、DA/T 2、DA/T 18、DA/T 31、DA/T 89的相关要求，建立目录数据库，目录内容包括但不限于：
a)
档案所属一级类目的唯一标识编号及类目名称；
b)
档案的唯一标识编号（档号）及题名；
c)
档案的密级标识编号及密级名称；
d)
档案所属项目（课题）、事项、任务或活动的唯一标识编号及项目（课题）、事项、任务或活动名称；
e)
档案的相关部门和人员，如责任部门、采集部门、归档部门、责任人、采集人、归档人等；
f)
档案的相关日期，如采集日期、归档日期、保管期限等；
g)
档案的内含文件个数、存储地点、访问方式、备注等；
h)
档案中每个文件所属各级类目的唯一标识编号及类目名称；
i)
档案中每个文件的唯一标识编号及题名；
j)
档案中每个文件的密级标识编号及密级名称；
k)
档案中每个文件所属项目（课题）、事项、任务或活动的唯一标识编号及项目（课题）、事项、任务或活动名称；
l)
档案中每个文件的责任者，内容摘要等；
m)
档案中每个文件的页数、文件格式、文件创建程序等。 归档管理
智慧科研机构应按照GB/T 18894、GB/T 26163.2、GB/T 42107、DA/T 46、DA/T 54、DA/T 63的相关要求对数字档案归档过程进行管理，包括但不限于：
a)
档案元数据管理：收集形成、更新归档元数据，并及时同步至数字档案管理系统；
b)
档案知识管理：构建档案知识图谱，形成档案知识图谱库；
c)
归档程序管理：制定档案验收和归档管理程序，保证档案质量符合验收要求，档案保管期限合规、合理，档案安全归档；
d)
档案存储管理：制定档案存储管理方案，确保档案存储分门别类、高效有序，存储路径有清晰记录，存储状态稳定、安全；
e)
归档备份管理：制定归档备份管理方案，确保数字档案及其元数据、知识图谱、数字档案管理系统及其配置数据、日志数据等具有妥善备份。 移交管理
智慧科研机构应按照DA/T 93的相关要求对数字档案移交过程进行管理，包括但不限于：
a)
移交数据管理：制定数据质量规则，实施数据质量核查、评价，确保移交的数字档案目录数据、内容数据和元数据符合规范性、完整性和准确性要求。
b)
移交流程管理：制定高效、严谨的数字档案移交程序，确保全流程行为可监督、可追溯；
6
c)
移交安全管理：制定在线移交和离线移交安全管理制度，采取可靠的移交设施设备安全管理手段，确保数字档案数据安全移交。 销毁管理
智慧科研机构应按照GB/T 18894、GB/T 42107的相关要求对数字档案销毁过程进行管理，包括但不限于：
a)
鉴定管理：制定档案鉴定规程，确保保管期满数字档案的销毁鉴定程序合法，鉴定过程合规，鉴定结果合理可行；
b)
销毁管理：制定档案销毁规程，确保数字档案销毁程序合法，销毁过程合规，销毁结果符合销毁鉴定意见要求。
8 监控和评价 过程监控
智慧科研机构应建立档案数字化管理过程监控机制，对数字档案的采集、编目、归档、移交和销毁等环节进行监控，实现全过程行为可追溯。 绩效评价
智慧科研机构应建立档案数字化工作绩效评价机制，对数字档案的采集、编目、归档、移交和销毁等环节工作绩效进行考核评价。
9 改进和优化 管理改进
智慧科研机构应根据档案数字化管理过程监控和绩效评价情况，及时对管理过程中出现的问题予以改进，并定期开展技术培训，提升数字档案采集、编目、归档、移交和销毁等环节工作人员相关技能水平。 体系优化
智慧科研机构应定期开展档案数字化管理体系评审，持续对管理体系进行优化。
7
参考文献
[1]
GB/T 26162 信息与文献 文件（档案）管理 概念与原则
[2]
GB/T 43803 科研机构评估指南
[3]
中华人民共和国档案法
[4]
中华人民共和国档案法实施条例
[5]
企业档案管理规定
[6]
国家档案局办公室.国家档案局办公室关于印发《企业数字档案馆（室）建设指南》的通知.[档办发〔2017〕2号].2017-09-01.